Rekordowa liczba uczestników wydarzeń stowarzyszeniowych w 2019 roku

12 maja br. Międzynarodowe Stowarzyszenie Konferencji i Kongresów (International Congress and Convention Association – ICCA) opublikowało ranking ICCA Statistics Report 2019,  w którym Warszawa uplasowała się na 1. miejscu w Polsce,  20. w Europie 34. na świecie. 71 wydarzeń zgłoszonych  przez Warsaw Convention Bureau zgromadziło w 2019 roku 22 742 uczestników, co jest rekordowym wynikiem w historii notowań Warszawy w tym rankingu. W międzynarodowym zestawieniu krajów Polska utrzymała 19. pozycję na świecie i 12. w Europie z łączną liczbą  213 spotkań spełniających kryteria ICCA.

Coroczne statystki  ICCA  dla krajów i miast są jednym z kluczowych i najbardziej oczekiwanych raportów w globalnym przemyśle spotkań. Dane te obrazują atrakcyjność miast i regionów na rynku wydarzeń stowarzyszeniowych. Należy jednak pamiętać, że powinny być analizowane w szerszym kontekście i w odniesieniu do globalnych i regionalnych trendów.

Jakie kryteria przyjmuje ICCA?

ICCA przygotowuje swój ranking na podstawie danych o spotkaniach stowarzyszeniowych zebranych od convention bureaux, obiektów konferencyjnych, hoteli i samych stowarzyszeń. Analizowane spotkania muszą spełniać trzy warunki: odbywać się cyklicznie, skupiać minimum 50 uczestników i migrować pomiędzy co najmniej trzema krajami. Oznacza to, że konferencje, które już odbyły się w Warszawie nie prędko uda się znowu pozyskać, a pula stowarzyszeń, która decyduje się na Warszawę co roku się zmienia.

Statystyki obrazują pewien aktualny stan, jednak jest on efektem działań sprzedażowych, które miały miejsce 3-4 lata temu, bo taki zazwyczaj jest czas między ogłoszeniem konkursu na destynację wydarzenia a realizacją kongresu. Wyniki tych konkursów są zazwyczaj konsekwencją wewnętrznej polityki stowarzyszeń oraz aktywności lokalnych ambasadorów wspieranych przez convention bureaux.

Jakie są globalne trendy?

Rzetelna analiza danych nie powinna ograniczać się wyłącznie do prezentacji wyników z ubiegłych lat. Istotny jest bowiem szerszy kontekst. Raport ICCA jest narzędziem, które umożliwia porównywanie wyników z innymi miastami i zbadanie ogólnych trendów.

Od początku istnienia rankingu tj. od powstania Międzynarodowego Stowarzyszenia Konferencji i Kongresów ICCA w 1963 r., w zestawieniu regionów liderem była Europa. Również w 2019 roku najwięcej wydarzeń stowarzyszeniowych (53%) odbyło się na Starym Kontynencie.

Wśród krajów liderem, są nieprzerwanie USA (1.). Na kolejnych pozycjach uplasowały się Niemcy (2.) i Francja (3.). Polska utrzymała dosyć silną 19. pozycję, dokumentując 213 spotkań stowarzyszeniowych.

W rankingu miast liderem jest Paryż (1.), który zastąpił na tym miejscu Barcelonę. Na  2. pozycji znalazła się Lizbona, a na 3. Berlin. Warszawa uplasowała się na 34. miejscu, dokumentując 71 spotkań.

Co słychać w regionie CEE?

Gdy zestawimy wyniki stolic w regionie Europy Środkowej i Środkowo-Wschodniej (Warszawa, Budapeszt, Praga, Wiedeń i Berlin), okazuje się, że począwszy od 2017 roku wszystkie kluczowe dla tej części Europy destynacje kongresowe notują wyraźny spadek liczby zarejestrowanych wydarzeń. Może to oznaczać, że w ostatnich latach spadło zainteresowanie  regionem CEE na rynku stowarzyszeniowym.

Jak wypadła Warszawa na tle innych polskich miast?

Warszawa od lat jest niekwestionowanym liderem pod względem liczby wydarzeń stowarzyszeniowych w Polsce. Również w 2019 roku stolica zajęła 1. miejsce w zestawieniu krajowym (71 spotkań). Na 2.miejscu uplasował się Kraków (54 spotkania). Na kolejnych pozycjach – 3. Poznań (21 potkań) i 4. Gdańsk (19 spotkań).

Jak należy interpretować wynik Warszawy w tegorocznym raporcie ICCA?

Porównując statystyki z 2019 i 2018 roku, istotnie widać, że Warszawa udokumentowała w ubiegłym roku mniej wydarzeń i spadła w rankingu o 5 pozycji. Pokrywa się to z ogólnym trendem spadkowym, który dotknął kraje Europy Środkowej i Środkowo-Wschodniej, w tym również Berlina, który mimo spadku liczby wydarzeń znalazł się na 3. miejscu na świecie.

Trudno wskazać obiektywne czynniki, które zadecydowały o spadku Warszawy w rankingu ICCA, ale można przypuszczać, że jego przyczyną mogły być sytuacja geopolityczna, mniejsze zainteresowanie regionem CEE wśród stowarzyszeń międzynarodowych oraz niewystarczająca infrastruktura do organizacji dużych kongresów.

Z całą pewnością nie należy interpretować wyników rankingu wyłącznie przez pryzmat liczby zorganizowanych spotkań. Dzięki narzędziom takim jak ICCA Destination Comparison Tool możemy porównać miasta, kraje lub regiony odnosząc się także do następujących kryteriów: liczby uczestników, czasu trwania wydarzenia, rodzaju obiektu czy tematyki kongresu.

Okazuje się, że Warszawa odnotowała sukces, który bez wnikliwej analizy opublikowanych danych mógłby umknąć uwadze odbiorców. Otóż w 2019 roku łączna liczba uczestników wydarzeń stowarzyszeniowych była dla Warszawy najwyższa w historii tego zestawienia. 71 spotkań zgłoszonych do ICCA zgromadziło łącznie 22,742 osób. Wynika to przede wszystkim z organizacji dużych wydarzeń, takich jak: European Congress of Psychiatry -EPA- (4,300 uczestników), European Congress on Clinical Neurophysiology  -ECCN- (845 uczestników)  czy European Design Conference -ED- (459 uczestników), które udało się pozyskać dzięki staraniom Warsaw Convention Bureau.

Publikacja raportu ICCA to dla każdej destynacji kongresowej pewien wskaźnik efektywności działań sprzedażowych. Miejsce w rankingu odzwierciedla pozycję względem konkurencji i motywuje do dalszych działań, aby za rok awansować w rankingu. Mamy jednak do czynienia z sytuacją bezprecedensową. Bieżący rok nie przyniesie zaskakującyh rozstrzygnieć w kolejnym rankingu ICCA – żadnych awansów czy spadków. Sytuacja wywołana pandemią COVID-19 całkowicie sparaliżowała przemysł spotkań, w tym rynek stowarzyszeniowy. Większość wydarzeń zaplanowanych na rok 2020 zostaje anulowana lub przeniesiona na inny termin, co z kolei odwleka starania o kolejne edycje tych spotkań.

Niezależnie od tego czy przyszłoroczny raport zostanie opublikowany czy nie, jedno jest pewne – wszystkie destynacje znajdą się w tej samej sytuacji. Miasta i regiony będą usiłowały nadrobić stracony rok i od nowa stanąć w wyścigu o kolejne wydarzenia. Dla wszystkich zasady będą jednakowe – przekonać, że poradziły sobie z epidemią i są gotowe na bezpieczne przyjęcie uczestników kongresów.